多くの企業がある中，「優良企業」もあればいわゆる「ブラック企業」もあります。就職活動を行う多くの方がインターネットを使って企業の情報を集める時代で、会社の評判は優秀な人材を確保できるか否かにも関わってきます。
また、取引先や顧客からの信用を得るためにも「ブラック企業」と言われることなく「優良企業」としての評判がほしいものです。いわゆる「優良企業」となるためには、どのようなことをすれば良いのでしょうか。
そのためには、まず会社の労働環境を整える必要があります。労働環境を整えるために利用できるのが、「給与計算代行」です。社労士などの専門家が給与計算代行業務を行うことで、就業規則に則った間違えのない適正な給料の支払いが行え、残業代未払防止にもなります。
残業代がきちんと支払われないことでのトラブルを起こした企業は、すぐに「ブラック企業」とレッテルを貼られてしまう現代において、賃金の支払いには細心の注意を払う必要があります。故意的なものでなくても、企業の信頼に関わります。
また、勤怠管理に外部の目が通ることで、報告された残業が本当に必要であったかを精査することも可能です。無駄な残業が多いことが判明した場合は就業規則を改善でき、コストカットにも繋がるでしょう。不必要な残業が常態化している環境が改善すれば、従業員満足度の向上に繋がるだけでなく、仕事に対してのモチベーションを上げることにも繋がります。それだけ労働環境は大切なのです。
給与計算代行のメリットは。
◇ コスト削減に繋がる
社内で給与計算業務を行う場合、給与計算システムを導入したり、そのシステムを使いこなす人材を採用して教育したりする必要があります。給与計算システムは、労働・社会保険制度の改正が行われるたびにシステムのバーションアップが必要になり、そのたびに費用がかかることになってしまいます。
いつシステムのバージョンアップが必要になるのかわからず、バージョンアップにどのくらいの経費がかかるのかもわからないため、予算を立てにくいという問題があります。また、システムを使いこなす人材育成のための採用や教育にもコストはかかります。給与計算代行を利用することにより、こうしたコストを削減させることが可能になるでしょう。
◇ 異動や退職に伴うリスクの解消
給与計算は、「給与をルールに従って計算する」と一見単純で簡単な業務に感じる方がいるかもしれませんが、社員の給与に関する大切な業務でミスが許されない重要な業務です。給与計算業務には雇用保険や社会保険、所得税などの専門的な知識を必要とし、頻繁に行われる法改正への適切な対応が必要となります。 そのため担当者の異動や退職は、その都度教育、研修をし直すことになり安定した業務の遂行に支障をきたしてしまうおそれがあります。
異動や退職の時期までに十分な引き継ぎ時間がとれ、余裕をもってしっかりと引き継ぎが行えれば問題ありませんが、給与計算を行う担当者が急に辞めてしまうような事態になればうまく引き継ぎを行うことができず、給与計算に関するトラブルが続出してしまう可能性もあります。給与計算代行を利用すれば、こうした問題を回避できるでしょう。
◇ コア業務を強化
給与計算業務などを外部に依頼することにより、他の業務に力を入れることが可能になります。コア業務に力を入れることで、企業の成長に繋がるでしょう。
※ 給与計算業務につきましては顧問様企業のみ対応させていただいております。顧問様企業以外の事業主様におかれましては，あらかじめ弊所との顧問契約を締結していただきます。
！ 給与計算上の誤りを防ぐために１か月分の準備期間をいただいております。弊所で給与計算を受託する月の前月分からのご契約とさせていただきます。
（例）月末給与締め日で，１１月１５日に支給する１０月労働分の給与からご依頼いただくとき。
給与計算上の齟齬を防ぐために，１０月（１日）からのご契約とさせていただきます。
※ １０月１５日支給の９月労働分によって給与計算上の留意点を確認させていただきます。
（例）毎月１５日給与締め日で，１１月２５日に支給する１０月１６日～１１月１５日労働分の給与からご依頼いただくとき。
１０月（１日）からのご契約とさせていただきます。
※ １０月２５日支給の９月１６日～１０月１５日労働分によって給与計算上の留意点を確認させていただきます。
1) 業務内容
※ あらかじめ，給与計算対象従業員ひとりひとりの雇用契約書等をもとに労働条件を確認させていただきます。
※ 給与計算対象従業員の労働条件が変更になった場合には，都度速やかにご連絡をお願いいたします。（給与計算の誤りを防ぐため）
給与計算締め日：タイムカードまたは出勤簿をｍａｉｌまたはｆａｘにて弊所にお送りいただきます。同時に次月分の出勤予定表も併せてご送付願います。
締め日の４日後を目途に，賃金台帳と対象従業員ひとりひとりの給与明細書をmailにて事業所様にご連絡いたします。給与明細書の印刷，給与の銀行等への振り込みなどは会社様でのご対応をお願いいたします。
※ お送りいただいたタイムカードまたは出勤簿の勤務実績が，前月末にいただいている予定表と相違する場合にはお電話にて確認をさせていただきます。欠勤，遅刻，早退，中抜け等があり，給与額が変動する場合にはその都度ご連絡をいたします。
※ 傷病や通院等による欠勤・遅刻・早退・中抜けや有給休暇の取得などによって，給与額が変動することがあらかじめ見込まれる場合には欠勤届や有給休暇願い等の提出書類も併せてｍａｉｌにて弊所にご送付いただきます。これにより，出勤日数・就労時間などの勤怠を確認いたします。
※ 労働条件を明確にするために雇用契約書等が必要ですが，お持ちでない場合には，別途ご相談の上，弊所で作成することも可能です。この場合，雇用契約書の作成費用は別途頂戴いたします。
※ 年末調整につきましては，顧問様のうちの給与計算業務を受託している事業所様に限らせていただきます。別途１か月分の委託報酬を頂戴いたします。
2) ご用意いただくもの（すべてコピーで結構です）
対象従業員の雇用条件がわかる書類 ／ 就業規則と雇用契約書など
対象従業員の扶養にかかる親族等の一覧
弊所への委託前の賃金台帳と給与明細書（１年分以上）
その他，傷病や出産育児等休業などがあればそれにかかる書類等
対象従業員の前年の源泉徴収票や市町村からの通知書など。